一、礼堂、报告厅是学校举行大型活动的重要场所,学校责成现代教育技术中心统一管理、统筹协调。为切实加强管理,安全、规范使用,特制定本使用管理规定。
二、使用范围
1、校级重大活动和会议;
2、院系级300人以上的会议和活动;
3、经学校批准,学校内部单位承办的300人以上校外学术活动。
三、礼堂、报告厅根据活动内容实行分级保障制度。校级重大活动和会议,在安全的基础上,在设备允许的前提下,集中中心技术力量全力保障;其它活动只提供活动必要的灯光、音响支持。
四、申请使用流程
1、礼堂、报告厅使用遵循“校级优先,兼顾院系级;校内优先,兼顾校外”的原则。
2、申请前使用单位向现代教育技术中心影音技术部咨询,确认场地使用时间。
3、通过OA工作流填写《礼堂/报告厅使用申请单》,经部门领导确认后,向现代教育技术中心提交使用申请,申请单提前3至5天提交。
4、现代教育技术中心对活动申请进行审批。
5、审批通过的活动,使用单位活动负责人需提前与管理人员沟通,明确相关事宜,提前约定布置会场及设备操作培训事宜。
6、临时取消使用预定,须提前通知现代教育技术中心,以便管理和协调。
五、场地管理及维护
1、使用单位举办的各类会议和活动必须坚持健康有益、积极向上原则,严格遵守国家有关政策法规和学校规定,严禁在礼堂、报告厅进行违法违纪活动。
2、活动期间中心只承担礼堂和报告厅的舞台机械及设备的操作和维护职责。使用单位负责活动期间会场管理及除设备以外的安全工作。经指定的活动负责人,在活动期间全程在场。根据活动性质及学校相关要求,使用单位决定是否需要向校主管领导汇报,是否需要到保卫处备案,是否需要并安排安保人员进场。
3、报告厅内空调使用需要由使用部门提前进行书面申请,经主管校领导批准后报现代教育技术中心备案后进行协调安排。礼堂内空调使用提前向现代教育技术中心申请安排。
4、使用单位必须严格遵守消防安全相关管理规定,进入礼堂、报告厅人员必须自觉遵守《入场须知》,服从管理人员安排。
5、为保证活动安全,使用单位必须严格控制观众人数,不得超员。礼堂一楼530席,二楼396席,报告厅378席,原则上不开放礼堂二楼,若使用单位要求开放二楼,须自行安排安保。
6、礼堂、报告厅内舞台机械实行年检制度;管理人员在每次活动前及结束后进行灯光、音响设备维护,负责落实卫生保洁。在无活动期间每周组织进行一次常规维护。
六、校内单位举办的校内会议及活动无偿使用。礼堂、报告厅原则上不外租、外借,确有需要须提交书面申请,经部门领导及主管校领导批准后,报现代教育技术中心审批。校外单位或校内单位承办的校外活动有偿使用。
本管理规定由现代教育技术中心制定和解释,自颁布之日起执行。
现代教育技术中心
2013年4月24日